A complete approach to support decision making

Approach

A complete approach to support decision making

Approach

Parta is based on the decision making model that is created by Bert Blase. The approach supports different steps with offline interventions, an online platform and a large network of professionals to help you implement the process and moderate sessions.

Parta supports all the steps in the decision making, including the configuration of the process and determining who can participate, who will be part of the groups and what will be the question that needs to be answered.

The decision making model
To help you make a decision that is based on the wisdom of the crowd and supported by the group you will go through a number of steps: create an agenda or inventory, analyze, solve and decide. Last but not least you need to govern the execution of the decision.

Parta supports the complete decision making process, or part of it. You decide what step is executed and by whom.

With Parta everyone can think, watch and decide with you. Every moment in the day, from every location.

Create the agenda or inventory

Every one enters suggestions

Group 1 groups

Everyone prioritizes

U can decision with everyone what needs a decision (create the agenda): What is important? What questions do people have? What topics should not be forgotten? What possible solutions can be proposed? 

When the topic is already known, this phase will be used to make an inventory of the issues around the topic. What questions do people have? What do people feel about the current situation? What can be improved?

De ingediende informatie wordt gegroepeerd tot een overzichtelijke lijst van prioriteiten te komen, waarmee u daadwerkelijk aan de slag gaat.

Alle deelnemers – of een deel daarvan – kunnen online suggesties indienen en/of vragen stellen. Deze worden vervolgens door een kleine groep (gelote of aangewezen) deelnemers tijdens een fysieke of online sessie geordend tot een overzichtelijke shortlist.

Iedereen met toegang kan deze sessie live volgen d.m.v. streaming en de groep helpen met opmerkingen via de chatfunctie. Een gespreksleider begeleidt het ordeningsproces. De sessie wordt bovendien opgenomen en kan dus ook later nog worden teruggekeken.

De shortlist kan vervolgens aan de hele groep worden voorgelegd om te prioriteren. Deze lijst vormt de input voor het vervolg van het proces.

Verkennen

Groep 2 verkent
(met hulp van experts)

Voordat de groep oplossingen bedenkt, worden de onderwerpen verkend. De randvoorwaarden, (wettelijke) eisen en belanghebbenden worden in kaart gebracht. Hierbij kunnen experts worden geraadpleegd. Het is belangrijk dat iedereen op hetzelfde kennisniveau komt en zich kan vinden in de uitgangspunten voor een oplossing. 

Het onderwerp wordt verkend door een groep deelnemers (aangewezen, geloot of aangemeld). Hierbij kunnen ook experts worden geraadpleegd.

Ook deze sessies worden via het platform live uitgezonden en opgenomen en iedereen met toegang kan invloed uitoefenen met opmerkingen via de chatfunctie.

Via Parta worden de belangrijkste conclusies (eisen, randvoorwaarden, e.d.) en alle relevante informatie die helpt om een onderwerp te doorgronden aangeboden, zodat iedereen die tot zich kan nemen.

Oplossen

Groep 2 lost op
(met hulp van experts)

Als het vraagstuk voldoende uitgediept is en de randvoorwaarden voor een oplossing vastgesteld zijn, kan er een oplossing worden uitgewerkt. Hierbij wordt vaak ook expertise van buitenaf ingeschakeld. In deze stap is het zaak dat het voor iedereen duidelijk is hoe een oplossing tot stand komt en welke overwegingen daarbij zijn gemaakt.

Dezelfde groepen die de onderwerpen hebben uitgediept werken ook een oplossing uit, al dan niet met behulp van experts van buitenaf.

De sessies en informatie die zij hierbij gebruiken, worden in Parta overzichtelijk bij elkaar gebracht, zodat iedereen – live of achteraf – precies kan volgen hoe een groep tot een oplossing komt.

De voorgestelde oplossingen worden in Parta ook gepresenteerd. Indien gewenst ondersteunen wij bij het vormgeven en uitvoeren van deze presentatie.

Dilemma’s, wijzigingsvoorstellen of vragen kunnen tussentijds in deze stap aan de gehele groep worden voorgelegd met behulp van de suggestie-, stem- of prioriteringsfuncties.

Besluit nemen

Iedereen beslist over de oplossing

66% of meer kiest ‘Ja’ →
Door naar Uitvoering

Minder dan 66% kiest ‘Ja’ → Terug naar Oplossen

Uiteindelijk dient iedereen te besluiten of een oplossing ook daadwerkelijk tot uitvoering moet worden gebracht. Vaak volstaat het niet om simpelweg voor het meerderheidsbesluit te kiezen. Daarom kunt u ervoor kiezen om een drempel van 66% te gebruiken. Dit percentage stelt u zelf vast. De acceptatie van de oplossing is groter als de oplossing wordt verbeterd aan de hand van bezwaren van de minderheid. 

De oplossingen worden in Parta gepresenteerd. Indien gewenst ondersteunen wij bij het vormgeven en uitvoeren van deze presentatie.

Met de stemfunctie kunnen alle deelnemers aangeven of zij het met een oplossing eens zijn. Bij ‘Ja’ kan men optioneel een toelichting geven, bij ‘Nee’ wordt altijd om een reden gevraagd. 

Met deze feedback wordt de aanvankelijke oplossing verbeterd door de groep die de oplossing uitwerkte. De aangepaste oplossing kan vervolgens opnieuw via Parta aan de groep ter stemming worden voorgelegd.

Regie op uitvoering
Groep 3 heeft regie op de uitvoering
Nadat een besluit is genomen, is het belangrijk dat dit ook wordt uitgevoerd en opgevolgd. Dit zorgt ervoor dat deelnemers bij een eventueel volgend besluit ook weer bereid zijn mee te doen. Ook kan gedurende de uitvoering blijken dat er wijzigingen in het besluit nodig zijn of een vervolgbesluit genomen moet worden.
In Parta kan een link aangemaakt worden in de uitkomst stap naar een project website of een wiki. U kunt gebruik maken van de dienstverlening van een van onze partners om ervoor te zorgen dat de communicatie naar de deelnemers ook na de besluitvorming optimaal blijft.