Een complete aanpak voor besluitvorming

Aanpak

Een complete aanpak voor besluitvorming

Aanpak

Parta is gebaseerd op een besturingsmodel ontwikkeld door Bert Blase. De aanpak ondersteunt de verschillende stappen in dit proces met offline interventies, een online platform en een breed netwerk van professionals voor de begeleiding en/of uitvoering.

Parta ondersteunt alle stappen van dit proces, inclusief de configuratie van het proces waarbij wordt bepaald wie mag deelnemen, wat de samenstelling is van de groepen en wat de vraagstelling is die wordt voorgelegd.

Het besturingsmodel
Om tot een goed, gedragen besluit te komen, doorloopt u aantal stappen: agenderen/inventariseren, verkennen, oplossen en besluiten. Tenslotte is er nog regie op de uitvoering nodig.

Parta ondersteunt het hele besluitvormingsproces, of juist een deel ervan. U bepaalt zelf wie welke stap uitvoert.

Met Parta kan iedereen meedenken, meekijken en meebeslissen. Dat kan op ieder moment van de dag. Vanaf iedere locatie.

Agenderen of Inventariseren

Iedereen dient ideeën in

Groep 1 groepeert

Iedereen prioriteert

U kunt met iedereen bepalen waar een besluit over nodig is (agenderen): Wat is belangrijk? Welke vragen leven er? Welke onderwerpen mogen niet vergeten worden? Welke mogelijke oplossingsrichtingen zijn er te bedenken? 

Als het onderwerp al bekend is, wordt deze fase gebruikt om te inventariseren wat er speelt rondom dit onderwerp. Welke vragen zijn er? Wat vindt men van de huidige situatie? Wat kan er beter?

De ingediende informatie wordt gegroepeerd tot een overzichtelijke lijst van prioriteiten te komen, waarmee u daadwerkelijk aan de slag gaat.

Alle deelnemers – of een deel daarvan – kunnen online suggesties indienen en/of vragen stellen. Deze worden vervolgens door een kleine groep (gelote of aangewezen) deelnemers tijdens een fysieke of online sessie geordend tot een overzichtelijke shortlist.

Iedereen met toegang kan deze sessie live volgen d.m.v. streaming en de groep helpen met opmerkingen via de chatfunctie. Een gespreksleider begeleidt het ordeningsproces. De sessie wordt bovendien opgenomen en kan dus ook later nog worden teruggekeken.

De shortlist kan vervolgens aan de hele groep worden voorgelegd om te prioriteren. Deze lijst vormt de input voor het vervolg van het proces.

Verkennen
Groep 2 verkent
(met experts)

Voordat de groep oplossingen bedenkt, worden de onderwerpen verkend. De randvoorwaarden, (wettelijke) eisen en belanghebbenden worden in kaart gebracht. Hierbij kunnen experts worden geraadpleegd. Het is belangrijk dat iedereen op hetzelfde kennisniveau komt en zich kan vinden in de uitgangspunten voor een oplossing. 

Het onderwerp wordt verkend door een groep deelnemers (aangewezen, geloot of aangemeld). Hierbij kunnen ook experts worden geraadpleegd.

Ook deze sessies worden via het platform live uitgezonden en opgenomen en iedereen met toegang kan invloed uitoefenen met opmerkingen via de chatfunctie.

Via Parta worden de belangrijkste conclusies (eisen, randvoorwaarden, e.d.) en alle relevante informatie die helpt om een onderwerp te doorgronden aangeboden, zodat iedereen die tot zich kan nemen.

Oplossen

Groep 2 lost op
(met experts)

Als het vraagstuk voldoende uitgediept is en de randvoorwaarden voor een oplossing vastgesteld zijn, kan er een oplossing worden uitgewerkt. Hierbij wordt vaak ook expertise van buitenaf ingeschakeld. In deze stap is het zaak dat het voor iedereen duidelijk is hoe een oplossing tot stand komt en welke overwegingen daarbij zijn gemaakt.

Dezelfde groepen die de onderwerpen hebben uitgediept werken ook een oplossing uit, al dan niet met behulp van experts van buitenaf.

De sessies en informatie die zij hierbij gebruiken, worden in Parta overzichtelijk bij elkaar gebracht, zodat iedereen – live of achteraf – precies kan volgen hoe een groep tot een oplossing komt.

De voorgestelde oplossingen worden in Parta ook gepresenteerd. Indien gewenst ondersteunen wij bij het vormgeven en uitvoeren van deze presentatie.

Dilemma’s, wijzigingsvoorstellen of vragen kunnen tussentijds in deze stap aan de gehele groep worden voorgelegd met behulp van de suggestie-, stem- of prioriteringsfuncties.

Besluit nemen

Iedereen beslist over de oplossing

66% of meer kiest ‘Ja’ →
Door naar Uitvoering

Minder dan 66% kiest ‘Nee’ → Terug naar Oplossen

Uiteindelijk dient iedereen te besluiten of een oplossing ook daadwerkelijk tot uitvoering moet worden gebracht. Vaak volstaat het niet om simpelweg voor het meerderheidsbesluit te kiezen. Daarom kunt u ervoor kiezen om een drempel van 66% te gebruiken. Dit percentage stelt u zelf vast. De acceptatie van de oplossing is groter als de oplossing wordt verbeterd aan de hand van bezwaren van de minderheid. 

De oplossingen worden in Parta gepresenteerd. Indien gewenst ondersteunen wij bij het vormgeven en uitvoeren van deze presentatie.

Met de stemfunctie kunnen alle deelnemers aangeven of zij het met een oplossing eens zijn. Bij ‘Ja’ kan men optioneel een toelichting geven, bij ‘Nee’ wordt altijd om een reden gevraagd. 

Met deze feedback wordt de aanvankelijke oplossing verbeterd door de groep die de oplossing uitwerkte. De aangepaste oplossing kan vervolgens opnieuw via Parta aan de groep ter stemming worden voorgelegd.

Regie op uitvoering
Groep 3 heeft regie op de uitvoering
Nadat een besluit is genomen, is het belangrijk dat dit ook wordt uitgevoerd en opgevolgd. Dit zorgt ervoor dat deelnemers bij een eventueel volgend besluit ook weer bereid zijn mee te doen. Ook kan gedurende de uitvoering blijken dat er wijzigingen in het besluit nodig zijn of een vervolgbesluit genomen moet worden.
In Parta kan een link aangemaakt worden in de uitkomst stap naar een project website of een wiki. U kunt gebruik maken van de dienstverlening van een van onze partners om ervoor te zorgen dat de communicatie naar de deelnemers ook na de besluitvorming optimaal blijft.